Voor het verleggen van zendingen binnen Nederland verandert er voorlopig niets aan de werkwijze. Op ICT-gebied is er wel een aanpassing. Uw aanvraag in CLIENT Import wordt doorgestuurd naar TRACES. Dit gaat automatisch en hier merkt u niets van

Nee, dat is iets wat internationaal geregeld moet worden en iets dat langere tijd in beslag zal nemen. Staat volledig los van dit traject van e-phyto.

Zie hiervoor de website van de NVWA.

Een elektronisch certificaat is een gegevensbestand (bijvoorbeeld in XML) dat fytosanitaire garanties van een bepaalde zending planten of plantaardige producten bevat. Dit gebeurt volgens internationale normen die betrekking hebben op:

• de indeling van het bestand
• de beveiliging van het bestand
• de echtheidskenmerken van het bestand

Een pdf (van een papieren certificaat) is geen elektronisch certificaat, we spreken dan van een gedigitaliseerd certificaat.

De Europese Commissie heeft de verzekering gegeven dat certificaten beschikbaar blijven, ook als het certificaat na tien jaar nog nodig is. Ook nationaal wordt onderzocht hoe we certificaten - waarvoor dat nodig is - lange tijd beschikbaar kunnen houden. Bijvoorbeeld op basis van labeling van productsoort, waarbij certificaten van bijvoorbeeld hout of zaaizaden een langere bewaartermijn krijgen dan snijbloemen.

Een e-phyto kan in een leesbare vorm worden weergegeven om te worden afgedrukt. Zo’n afdruk is echter pas een geldig certificaat als deze is voorzien van een waarmerkstempel en handtekening van een bevoegd fytosanitair inspecteur. Tijdens de importinspectie kan de keurmeester het elektronische fytosanitaire certificaat controleren.

Ieder land kan op zijn eigen wijze leesbare afdrukken van elektronische certificaten maken, maar deze moeten altijd voldoen aan de internationale normen, met een vastgestelde volgorde van de verschillende tekstvakken.

De afdruk van het elektronische certificaat in Nederland is de weergave uit ons nationale systeem. De afdruk ziet er anders uit dan bijvoorbeeld een pdf uit Traces NT of een pdf uit het land van export. Echter, al deze (licht) verschillende weergaven moeten allemaal voldoen aan de internationale standaarden.

Nee, dat gaat gefaseerd. In de overgangsperiode lopen er dus enige tijd twee processen naast elkaar. De huidige papieren en de elektronische. Dat is helaas niet te voorkomen. Elektronische fytosanitaire certificaten vervangen papieren certificaten. Landen kunnen er dus voor kiezen om alleen nog elektronische certificaten te versturen naar landen die dat accepteren.

De NVWA en de keuringsdiensten stellen noodprocedures op in geval van storingen.

Op basis van een aantal kenmerken kan/moet de aangever in CLIENT import de aangifte koppelen aan het elektronische certificaat. TRACES is voor ons helemaal geen partij. De gegevens uit CLIENT import gaan automatisch naar TRACES (TNT) toe. Wij doen in Nederland niets in TNT zelf. Ook een CHED is voor import in Nederland niet van toepassing dat is alleen aan de orde als het via een andere EU-lidstaat binnenkomt.

Nee, dat hele proces zijn we nu aan het inregelen. Als het voor één land kan, kan het ook voor alle andere landen. Het is dan dus een kwestie van 'de knop omzetten'.

Nederland heeft in de meeste landen een landbouwraad zitten. Zij kunnen u waarschijnlijk verder helpen.

In sommige gevallen kan dit voldoen. Zie website NVWA.

Let op! Als er sprake is van inspectieplicht, dan moet er altijd inspectie plaatsvinden. Enige uitzondering is producten die vallen onder reduced checks. Het gaat dan om import van snijbloemen uit bepaalde bestemmingen. Als het gaat om producten waarvoor vanaf 14 december 2019 een fytosanitair certificaat verplicht is zonder bijzondere eisen zijn er twee opties:

• De zending valt in de steekproef van 1%-inspectie Na afloop van de inspectie wordt het fytosanitaire certificaat ingenomen
• De zending valt buiten de steekproef

Het fytosanitair certificaat bewaart u minimaal drie jaar in uw administratie. U hoeft het document dus niet in te sturen naar de keuringsdienst. De NVWA kan komen controleren of u aan de bewaarplicht voldoet.

Nee, als een zending is vastgelegd mag u niet over de zending beschikken. Is de zending vastgelegd omdat er uitsluitend een (juist ingevuld) kopie van het fytosanitair certificaat afwezig was bestaat wel de mogelijkheid een vrijgave op kopie aan te vragen Onder bepaalde voorwaarden krijgt u dan toestemming om wel over de zending te kunnen beschikken.

Naktuinbouw kan het fytosanitair certificaat in dit soort gevallen aan u teruggeven om een nieuw juist fytosanitair certificaat aan te vragen.

Allereerst controleert u of er sprake is van inspectieplicht. Gebruik hiervoor het register Certificaat- en inspectieplichtige producten bij import (NVWA).

Komt uw product voor in dit register, dan meldt u uw product aan in CLIENT Import.

In de loop van 2020 wordt voor deze producten 1% van de zendingen geïnspecteerd. Er wordt dan gecontroleerd of het fytosanitair certificaat aanwezig is en of er geen schadelijke organismen aanwezig zijn. Het fytosanitair certificaat wordt door de keurmeester ingenomen, maar u kunt de keurmeester vragen om een copy-conform ten behoeve van re-export.

CLIENT Import is een softwarepakket wat veelal gekoppeld is aan een douane aangiftesysteem. Er is geen webapplicatie van. Er zijn softwareleveranciers die u kunnen helpen een oplossing te vinden voor uw bedrijf. Aangifte via CLIENT Import (NVWA).

Meld het toe te voegen gewas bij de planning. De NVWA beoordeelt dan of dit gewas toegevoegd kan worden. Voor lopende aangifte kunt u dan eenmalig gebruikmaken van de naam van een ander gewas uit dezelfde familie. Dit dient u wel te melden bij de planning, zodat ook de keurmeester op de hoogte is.

Als de zending is goedgekeurd, komt er automatisch een digitale inklaringscode (P2-code) naar de aangever toe. Als dat niet het geval is, kunt u contact opnemen met de planning. Zij kunnen nakijken wat de mogelijke oorzaak is dat de code niet verstuurd is.

Ja. U kunt in ieder geval tot 31 december 2020 onder de huidige voorwaarden gebruikmaken van uw erkende inspectielocatie.

De zendingen waarvan de inspectie verlegd wordt naar een andere EU idstaat moeten voorzien zijn van een Europees fytosanitair vervoersdocument (M99-formulier). Een zending vanuit een andere lidstaat ontvangt u met een Europees fytosanitair vervoersdocument of een CHEDD. In de andere lidstaat wordt in ieder geval een document- en overeenstemmingscontrole gedaan. Dat is vergelijkbaar met de huidige document- en omvangscontrole (= identiteitscontrole). Aanvullend doet u in Nederland een aanvraag in CLIENT Import voor een materieelonderzoek ofwel een fysieke inspectie. Natuurlijk is het ook mogelijk dat alle controles in de andere lidstaat worden gedaan. Met het Europees fytosanitair vervoersdocument of de CHEDD kunt u dan aangifte doen bij de Douane.

Naktuinbouw zal de aanvraag afkeuren en de kosten voor het eventuele inspectiebezoek in rekening brengen. De aangever dient een nieuwe en juiste aangifte te maken voor de goede locatie zodat de NVWA op de hoogte is.

Op de website van de NVWA staan de regels die gelden voor verpakkingsmateriaal van hout. Het VK werkt conform de ISPM 15-eisen.

De formats van de paspoorten vloeien voort uit uitvoeringsverordening 2017/2313/EU.
De gepresenteerde formats zijn voorbeelden waaraan een plantenpaspoort moet voldoen. In deel A van de bijlagen van 2017/2313/EU staan voorbeelden van gewone plantenpaspoorten. De geest van de wet is dat de paspoorten de informatie bevatten die in de verordening wordt vermeld en dat paspoorten in de praktijk bij deze lay-outs aansluiten.
Dit zijn de vaste elementen op het plantenpaspoort:
• in de linkerbovenhoek: de EU-vlag (in kleur of zwart-wit)
• in de rechterbovenhoek: het woord Plant Passport

• Eventueel mag voor Plant Passport, Plantenpaspoort worden toegevoegd gescheiden door een forward slash (/)
  Dus: Plantenpaspoort / Plant Passport

• 'A' + botanische naam
• 'B' + ISO-code lidstaat, koppelteken, fytosanitair registratienummer
• 'C' + traceerbaarheidscode
• 'D' + ISO-code land van oorsprong/productie, ook als dit Nederland is.

In verordening 2017/2313/EU zijn de vormvoorschriften voor het plantenpaspoort aangegeven met een aantal voorbeelden. De vorm en grootte mogen afwijken, u kunt dus zelf kiezen voor lettertype en grootte. Wat verder van belang is: de informatie moet zichtbaar zijn, met blote oog leesbaar, geplaatst in rechthoekige of vierkante vorm, gescheiden van andere aanduidingen en afbeeldingen. De onderdelen met letters A, B , C en D moeten herkenbaar zijn.

Hiervoor verwijzen we u naar het verordening 2017/2313/EU.
Citaat: The flag of the Union may be printed in colour, or in black and white, either with white stars on black background or vice versa.

Het belangrijkst is de vlag van de EU.

De vlag van de EU moet duidelijk herkenbaar zijn. Dit wil zeggen; een rechthoekige vorm met 12 sterren geplaatst in een cirkel. Het heeft de voorkeur de vlag af te beelden in blauw met gele sterren. Andere variaties zijn echter ook mogelijk. Bijvoorbeeld:

• zwart-wit
• wit-zwart
• in twee contrasterende kleuren (bijvoorbeeld een achtergrond kleur waarop een silhouette van de EU vlag wordt gedrukt)

De tekst op het plantenpaspoort moet duidelijk leesbaar zijn. Er is hierover geen kleur voorgeschreven.

Botanische namen kunnen bestaan uit 1 deel (geslacht), 2 delen (geslacht + soort) of 3 delen (geslacht + soort + cultivar).
Verordening 2017/2313/EU spreekt over 'botanische naam van de plantensoorten of taxa...' en facultatief de naam van de variëteit.

De botanische naam bij de letter A op het plantenpaspoort van een individuele plant is minimaal op geslachtsniveau, maar mag met de soort en ook cultivar/variëteit worden uitgebreid.

Zorg dat u de juiste botanische naam gebruikt. Hiervoor gebruikt u de database Searchplant. 

We kennen als producten zogenaamde 'arrangementen'; bijvoorbeeld bakjes met meerdere plantengeslachten, ‘hanging baskets’ etc.  In die gevallen mogen er op één plantenpaspoort meerdere geslachtsnamen vermeld worden. Het plantenpaspoort is dan op die bak, of aan die basket is bevestigd.

We kennen als producten ook zogenaamde 'mixen'. Bijvoorbeeld een tray met gemengde cactussen of orchideeën. In die gevallen mag de familienaam (bijvoorbeeld Cactaceae of Orchidaceae) gebruikt worden, in plaats van alle geslachten te noemen. Let wel: niet alle lidstaten accepteren deze werkwijze. Informeer altijd bij uw klant of dit wordt geaccepteerd.

Als in een handelseenheid meerdere geslachten aanwezig zijn, mogen ook meerdere familienamen gebruikt worden op het plantenpaspoort. Denk bijvoorbeeld aan een handelseenheid met cactussen en succulenten, die bestaat uit geslachten behorend tot de Cactaceae, Crassulaceae en Euphorbiaceae. Er moeten dan ook werkelijk planten behorend tot de genoemde families in de handelseenheid aanwezig zijn. Let wel: ook hier geldt dat  sommige lidstaten slechts één botanische naam per plantenpaspoort toestaan. Informeer altijd bij uw klant of dit wordt geaccepteerd.

Bij producten die geënt zijn, gebruikt u de botanische naam van het bovenste deel. Ook als het onderste deel een andere botanische naam heeft.

Ja dit mag onder de volgende voorwaarden:

1. Het sjabloon is geprint met de EU vlag, letters A, B, C en D, het woord Plant Passport en eventueel een kader. Hierbij zijn de juiste vlakken open om ingevuld te kunnen worden.
2. De tekst is in blokletters geschreven
3. Deze werkwijze is opgenomen in de Bedrijfsautorisatie plantenpaspoort

Let op, alleen een plantenpaspoort autoriseren is niet voldoende. Lees: Wat is een plantenpaspoortautorisatie? voor alle voorwaarden.

Voor het zelf aanbrengen van een plantenpaspoort kan Naktuinbouw u autoriseren. Vul het aanvraagformulier Bedrijfsautorisatie plantenpaspoort digitaal in en stuur het ons per e-mail toe. Zorg ervoor dat u de juiste voorbeelden van de gebruikte plantenpaspoort uitingen (bv. hoes, steeketiket, etc.) als bijlagen meestuurt. Dit mag een foto zijn van de vorm waarin u het plantenpaspoort gaat gebruiken. Zorg ervoor dat deze duidelijk in beeld zijn. Zo kunnen wij de gegevens van het plantenpaspoort controleren. Ook moet het duidelijk zijn op welke producten u het plantenpaspoort gaat gebruiken. Bijvoorbeeld een foto van het steeketiket, tray of hoes.

Gebruikt u plantenpaspoorten die hetzelfde zijn, maar is alleen de botanische naam (bij A) anders? U hoeft dan niet elke naam aan ons voor te leggen. Controleert u dan zelf of de naam die u wilt gaan gebruiken juist is. Hiervoor gebruikt u de database Searchplant. 

U wordt door Naktuinbouw geautoriseerd na het doorlopen van de volgende stappen :

1. Verificatie van de door u opgegeven informatie bij de aanvraag
2. De keurmeester uw bedrijf heeft bezocht en heeft geconstateerd dat u aan alle voorwaarden voldoet
3. Beoordeling van de plantenpaspoort voorbeelden die u wilt gaan gebruiken

Voor het volledig invullen van de autorisatie is ook het fytosanitair registratienummer en het Naktuinbouw relatienummer nodig. Zorg er dus voor dat u deze klaar hebt liggen.